La  coordinación  de  actividades  empresariales, también conocida por el acrónimo CAE, supone una vía de solución a los problemas que surgen, en un escenario empresarial cada vez más habitual en los últimos años:  la  contratación  de  obras  y  servicios.

Las empresas concurrentes en un mismo centro de trabajo se deben coordinar  entre  ellas  para  dar  cumplimiento a la normativa existente en materia de prevención de riesgos laborales.

Esta  contratación  o subcontratación forma parte de la actividad  productiva  de  la  empresa,  a  través  de  diferentes  tipos  de  contratos.

En estos casos, se da la circunstancia que coinciden trabajadores de varias empresas en un mismo centro de trabajo, donde cada empresa realiza sus trabajos con sus respectivos riesgos,  los  cuales  pueden  afectar  a  los  trabajadores  de las otras empresas existentes en el centro o incluso agravarse a consecuencia de las actividades realizadas por  estas  empresas.

Por esta razón, es necesario contemplar  los  riesgos del centro y de su actividad, los de los trabajos efectuados por cada una de las empresas contratadas o subcontratadas, más los generados por la concurrencia de las mismas.

La coordinación de actividades empresariales en una empresa.

Es el Real Decreto 171/2004 el que establece, que entre las empresas concurrentes en un mismo centro de trabajo, debe producirse un intercambio de información respecto a los riesgos específicos de las actividades que desarrollan.

Dicho decreto, en su capítulo II desarrolla el artículo 24 de la Ley 31/1995, haciendo hincapié sobre el deber de cooperar que implica el informarse recíprocamente por parte de las empresas que han de coordinar sus actividades.

El empresario titular,  proporcionará información relativa a la seguridad del centro de trabajo. Primero a las empresas concurrentes  y éstas a su vez a sus trabajadores.

En el capítulo IV es más concreto a la hora de hablar de documentación, pues se hace referencia a la exigencia por parte del empresario principal, de que se acredite por escrito  “que la empresa contratista o subcontratista dispone de la evaluación de los riegos así como de la planificación en materia preventiva, que han cumplido sus obligaciones en materia de formación e información y que ha establecido los medios de coordinación necesarios”.

El empresario principal debido a su condición, podrá exigir a dichas empresas  que acrediten por escrito que se han cumplido todos estos requisitos en materia de coordinación y PRL.

Asimismo, la normativa exige que el empresario titular imparta al resto de empresarios concurrentes las instrucciones sobre la prevención de los riesgos existentes en el centro de trabajo que puedan afectar a los trabajadores de las empresas concurrentes, así como, sobre las medidas que deben aplicarse cuando se produzca una situación de emergencia.

A continuación tomaremos el caso particular de una empresa de logística y los pasos más importantes a tener en cuenta para una correcta coordinación de actividades.

Planificación de la coordinación de actividades empresariales para una empresa logística

Imaginemos que una empresa logística de productos del sector del calzado posee almacenes situados en distintas provincias de España. En uno de sus centros logísticos quiere realizar reparaciones en las estanterías. Para ello contrata una empresa especializada en soldaduras de acero. Dado que las labores de reparación se van a realizar a varios metros de altura, la empresa logística les proporciona una plataforma elevadora para los trabajos en altura.

La empresa logística tendrá que seguir lo indicado en su procedimiento de Coordinación de Actividades Empresariales, que se rige por el Real Decreto 171/2004: la obligación de intercambiar información y medios de coordinación durante la concurrencia.

Entonces, ¿cómo planificar la Coordinación de Actividades Empresariales?

La empresa titular debe seguir su procedimiento CAE y, tras analizar el procedimiento de la empresa encargada de las labores de soldadura, se determinan los medios de coordinación que se van a utilizar en la coordinación de actividades empresariales:

Comienzo de los trabajos. El jefe de almacén convoca una reunión previa antes de comenzar los trabajos para revisar el procedimiento de trabajo, comprobar que los trabajadores de la empresa de soldadura poseen los documentos de formación e información necesarios y organizar los trabajos a desarrollar.

Interlocución. El jefe de almacén debe ser designado interlocutor del proceso ya que, además de organizar las tareas, es el vínculo con el encargado de las tareas de soldadura, para dar las instrucciones precisas o resolver las incidencias presentadas.

Control y seguimiento. Además de la supervisión in situ de los trabajos, que realizarán el jefe de almacén y el encargado de la empresa contratada, se mantendrá una reunión diaria antes del inicio de los mismos. La designación de una persona encargada de la coordinación de las actividades preventivas se realizará de acuerdo con las condiciones previstas en el artículo 13 del RD 171/2004. Del mismo modo, analizadas las circunstancias concretas de los trabajos por medio del procedimiento de trabajo, se analizará si es necesaria la presencia de un recurso preventivo.

 El empresario principal, ¿qué información puede pedir, entre otros?

La empresa principal o contratante debe facilitar, asesorado por su Servicio de Prevención, por escrito a la empresa del servicio que se va a trabajar (en este caso los trabajos de soldadura en las cajas de almacenaje) toda la información necesaria, teniendo en cuenta para este caso, la gravedad del riesgo de caída en altura.

Esta información puede componerse por:

– Fotografías de la zona de trabajo. De este forma se comprueba las formas acceso al almacén, si existen estanterías dañadas o productos químicos almacenados en las zonas próximas a la zona de trabajo.

Plano sobre el itinerario que deben seguir los trabajadores de la empresa de soldadura, para evitar el riesgo de atropello (por carretillas elevadoras, transpalet, etc.) al acceder caminando y con la plataforma elevadora hasta la zona de trabajo.

La normativa de riesgos laborales específicos que tiene la empresa principal.

– Plan de emergencias. La actuación ante cualquier situación de emergencia.

Y la empresa concurrente (contratada), ¿qué información aporta?

La empresa concurrente que va a realizar los trabajos solicitados por la empresa de logística, debe aportar por escrito, toda la información sobre los riesgos que puede generar durante la actividad de la soldadura de estantes, teniendo en cuenta la presencia de trabajadores en la zona de trabajo.

Asimismo, debe acreditar por escrito que ha realizado la evaluación de riesgos laborales y planificación preventiva de los trabajos de soldadura que va a realizar. Para ello, la empresa titular, cumpliendo con su procedimiento interno de Coordinación de Actividades Empresariales, solicita a la empresa contratada, copia del procedimiento de trabajo.

Además de entregarles su procedimiento de trabajo, debe acreditar que ha cumplido sus obligaciones en materia de información y formación a los trabajadores sobre el procedimiento de trabajo establecido.

Flujo de información. Relación compleja.

La coordinación de actividades empresariales trae consigo un importante flujo de información entre las empresas participantes.  Información referente al espacio común de trabajo, a las medidas tomadas en materia de prevención  o al cumplimiento de las obligaciones fiscales y administrativas de las partes.

Con respecto a esta documentación ajena a la Prevención de Riesgos Laborales (PRL), lo primero que tenemos que destacar es que aunque efectivamente no sea objeto de lo estrictamente demandado en coordinación, la realidad es que se solicita en todas las empresas, y en  la mayoría de los casos por el mismo departamento o persona encargada de solicitar la relativa a CAE.

Encontrar una relación  de documentos dentro de dicha normativa suele ser en la mayoría de los casos muy compleja, aunque sí se nos indica qué tipo de información tienen las partes la obligación de comunicar  o de exigir en su caso. En ocasiones sí se hace referencia a la acreditación por escrito de estas comunicaciones. La normativa existente al respecto es abundante  y no siempre fácil de interpretar.

En resumen, la Coordinación de Actividades Empresariales en el sector de la logística, requiere de una correcta planificación de las partes teniendo en cuenta las diferentes características del trabajo a realizar y los posibles focos de riesgos de accidentes, teniendo que hacer especial hincapié si existe un riesgo especialmente grave como el trabajo en altura.

Por ello, se hace casi imprescindible la utilización de un programa de coordinación de actividades empresariales con el que poder gestionar la enorme cantidad de documentos, ya que la información y procesos en estos casos suele ser bastante amplia.